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拝啓、幹事様。挨拶・予算・段取りなど忘年会前にやっておくべき11のコト

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拝啓、幹事様。挨拶・予算・段取りなど忘年会前にやっておくべき11のコト

忘年会の幹事さんは挨拶から予算、段どりなど決めなければならないことがたくさんあります。
何か1つでも欠けていると忘年会当日にバタバタする…なんていうことにもなりかねません。

そこで今回は幹事なら必読!忘年会の前にやっておくべき11のコトを紹介していきたいと思います。

抑えるべきポイントを抑えて忘年会を大成功させましょう!

 

 

幹事になったら、忘年会の前にやっておくべき11のコト

チェック① 忘年会の日程の調整

チェック① 忘年会の日程の調整

忘年会はたくさんの人が集まる会なので、以下のことを考慮して余裕をもって日程を決めておきましょう。

  • 職場の忘年会の場合は業務に支障がない日
  • なるべくたくさんの人が出席できる日
  • 責任者や発起人が必ず出席できる日

忘年会をやる日にちには特に決まりがあるわけではありませんが、12月10日以降に行われることが多いようです。
12月10~31日の間で都合の良い日程を調節しましょう。

 

チェック② 忘年会の予算を決める

チェック② 忘年会の予算を決める

まずは忘年会の予算は個人負担なのか会社負担なのかという点を考慮し、男性と女性では飲む量、食べる量が変わるので同額にするかどうかも決めておくと良いでしょう。
また、お酒を飲むかどうかという点で費用を変える場合もあります。

ちなみに参加費の平均は職場の忘年会だと4000円~、プライベートだと4500円~になっています。

 

チェック③ 忘年会をする場所・お店の確保

チェック③ 忘年会をする場所・お店の確保

予算が決まったら予算に見合う会場を確保します。
会場を決めるときは集まりやすい場所と主旨、参加者の年齢や性別に見合う場所を探しましょう。
一般的に駅や職場から近い場所が人気のスポットとなっています。

参加者によっては座敷なのか立食なのか、テーブル席なのかという点も重要になってくるのでアンケートを取るのも◎
また、会場が決まった場合は万が一の事態に備えていつ頃からキャンセル料が発生するのかということも確認しておきましょう。

 

チェック④ 料理・飲み物の予約

チェック④ 料理・飲み物の予約

予算に参加者の好みに合わせて料理や飲み物の予約をします。
忘年会なのでお酒を飲む人が多いということを想定して飲み放題にしておくというケースも多いです。
その場合は事前にお酒を飲む人・飲まない人の人数を把握しておきましょう。

 

チェック⑤ 忘年会当日のプラン決める

チェック⑤ 忘年会当日のプラン決める

当日の流れを決め、余興やスピーチを盛り込む場合は余裕をもって依頼しておきましょう。
余興で景品を出す場合は景品の準備も必要になりますし、音響が必要になる場合もあるでしょう。

このような点を考慮すると、余興の準備は余裕をもって早めの段階でスタートしておくと安心できます。

 

チェック⑥ 幹事以外の役割を分担する

チェック⑥ 幹事以外の役割を分担する

  • 案内告知係
  • 司会進行係
  • 会計係

などある程度役割を分担していきます。

小規模な会社やプライベートの忘年会であれば全ての役割を幹事が兼任することも多いようです。

 

チェック⑦ 忘年会開催の告知・募集

チェック⑦ 忘年会開催の告知・募集

メールや案内状を作成して忘年会を告知し、参加者を募集します。
初めて使う会場や会場の場所がわかりにくい場合は地図を用意しておくのがおすすめです。

メールや案内状には「日時」「会場」「会場の目標物」「交通アクセス」「幹事の電話番号」などを明記しましょう。
また、告知を出すときに“〇日までに返事をください”と記しておくと人数調整がしやすくなります。

 

チェック⑧ 忘年会の参加費の徴収

チェック⑧ 忘年会の参加費の徴収

小規模な忘年会であれば当日に徴収するのも良いでしょう。
しかし、規模が大きくなればなるほどおつりの確保が必要になったり、なぜかお金が足りない!なんてことにもなりかねません。

規模が大きくなるほど徴収する金額も大きくなるので事前徴収するのも◎
極力お酒を飲む前に徴収しておいた方がトラブルを回避することができるでしょう。

 

チェック⑨ 忘年会あるあるのトラブルに備える

チェック⑨ 忘年会あるあるのトラブルに備える

たくさんの人が集まる忘年会ではハプニングが付き物。
例えば、急にお金が必要になる場合もあるので、小銭を含めていくらかお金を用意しておくと◎

いざというときのためにビニール袋を用意しておくのもおすすめです。
中には悪酔いしてしまう人がいる可能性もあるので応急薬を用意しておくのも良いですね。

“備えあれば患いなし”という言葉の通り、できる範囲の備えはしておきましょう。

 

チェック⑩ 忘年会前後の送迎の手配

忘年会前後の送迎の手配

忘年会シーズンはタクシーも混雑するので、タクシーが必要になる場合は予約をしておくと安心です。
また、当日までタクシーは必要ないと思っていても急に必要になる場合もあるので、タクシー会社の電話番号を控えておくのも◎

中には自転車で帰るという人もいるかもしれませんが、お酒を飲んでいれば立派な飲酒運転になるので要注意!
意外に自転車なら大丈夫と思っている人も多いようなので事前に注意を促しておきましょう。

 

チェック⑪ すべての最終確認

チェック⑪ すべての最終確認

参加者の人数を確認して会場に伝え、料理や飲み物の数を調整します。

ある程度であれば変更できる会場が多いと思いますが、忘年会シーズンは変更・キャンセルが難しくなっているので早めに伝えておくと安心です。

 

 

おわりに

幹事さんは忘年会当日までに準備しなければならないことがたくさんあります。
できるだけ役割分担をして、1人にかかる負担を減らすというのもみんなで忘年会を楽しむポイント◎

今回紹介した10のコトをやって文句を言われるようであれば「じゃ、アンタがやってみろよ!」くらいのスタンスでOK!
幹事をやったことない人ほど文句が多いです。
幹事ほど大変なものはないので、幹事経験者はその大変さも分かってくれます。
プレッシャーになるかもしれませんが、みんなに感謝されるように頑張ってみましょう!

また、当日参加するだけという人は、幹事さんに一言「ありがとう」と感謝を伝えるのも大切なことです。
余裕をもって準備を進めることで忘年会を存分に楽しみましょう♡

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